Fragen und Antworten Was Unternehmen ab 2025 bei der E-Rechnung beachten müssen

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist ein digitales Dokument, das den gleichen rechtlichen und steuerlichen Anforderungen wie eine traditionelle Papierrechnung entspricht. Sie wird in einem festgelegten Format erstellt und ermöglicht so den automatisierten Austausch zwischen Unternehmen (B2B).

Die Grundlage dafür ist das Wachstumschancengesetz, das im März 2024 verabschiedet wurde. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat Mitte Oktober ein Einführungsschreiben zur E-Rechnung veröffentlicht, das noch im Bundessteuerblatt erscheinen und damit rechtliche Gültigkeit erlangen soll.

In diesem Schreiben stehen alle Details:

E-Rechnungen sollen den Papierverbrauch reduzieren und Rechnungen schneller und fehlerfreier machen, da die Daten automatisch erfasst werden. Dadurch können Buchhaltungsprozesse einfacher und effizienter werden.

Hintergrund ist ein Vorhaben der Europäischen Kommission (ViDA-Initiative), das Umsatzsteuersystem zu modernisieren und Umsatzsteuer-Betrug einen Riegel vorzuschieben.

Seit der EU-Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (2014/55/EU) und deren nationaler Umsetzung sind öffentliche Auftraggeber (November 2018) verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Mit der E-Rechnungspflicht gilt das nun auch für den inländischen B2B-Bereich (Business to Business): Sie betrifft also umsatzsteuerpflichtige Geschäfte zwischen zwei in Deutschland ansässigen Unternehmen. Wichtig: Umsätze an private Endverbraucher (B2C – Business to Consumer) sind von der E-Rechnungspflicht nicht betroffen.

Der Empfang von E-Rechnungen ist ab Anfang 2025 für alle Unternehmen verpflichtend. Wenn also ein Unternehmen bereits auf E-Rechnung umgestellt hat und diese an ein anderes Unternehmen versenden will, kann das zweite Unternehmen den Empfang auf digitalem Weg ab dem kommenden Jahr nicht mehr ablehnen.

Beim Erstellen und Versenden von E-Rechnungen gelten dagegen verschiedene Übergangsregelungen, da der Aufwand zur Umsetzung als hoch eingestuft wird. Bis Ende 2026 ist die Erstellung von Rechnungen in herkömmlicher Papierform zulässig, wie aus dem BMF-Schreiben hervorgeht. Das bedeutet: Zwei Jahre lang dürfen auch noch sonstige Rechnungen in Papierform oder als PDF ausgestellt werden.

Eine längere Übergangsfrist gibt es für die Erstellung von E-Rechnungen für Kleinunternehmen nach § 19 des Umsatzsteuergesetzes. Wenn der Gesamtumsatz im vorherigen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat, dürfen gemäß BMF-Schreiben auch bis Ende 2027 sonstige Rechnungen erstellt werden.

Fest steht: Ab 2028 müssen alle Unternehmen im B2B-Verkehr E-Rechnungen verwenden.

Darüber müssten sich Sender und Empfänger einigen, erklärt das Finanzministerium. Möglich seien etwa der Versand per E-Mail, Downloads über das Internet, die Bereitstellung über eine elektronische Schnittstelle oder via Cloud innerhalb eines Konzernverbunds.

Für den reinen Empfang von elektronischen Rechnungen reicht es aus, wenn ein E-Mail-Postfach vorhanden ist.

Ab 2025 wird der Begriff der elektronischen Rechnung neu definiert. Die E-Rechnung muss:

• In einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt und übermittelt werden.
• Elektronisch verarbeitet werden können.
• Die Formate müssen entweder der europäischen Norm entsprechen oder zwischen Ersteller und Empfänger vereinbart werden.

Unternehmen können E-Rechnungen versenden, indem sie ein strukturiertes elektronisches Format wie EDI, ZUGFeRD oder XRechnung verwenden. Diese Formate werden auch im Schreiben des BMF genannt.

Selbstständige, Unternehmer oder Vereinsmitglieder, die sich einen Anbieter für die E-Rechnung ausgesucht haben wie Buhl, Lexware, Datev, SevDesk, EasyFirma, FastBill usw., können mit diesen Muster-Rechnungen von Musterdatensatz Datev eG testen:

Ausnahmen bestehen nur noch für bestimmte Arten von Rechnungen: etwa bestimmte steuerfreie Rechnungen sowie Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro und Fahrausweise – also beispielsweise Bahntickets.

Perspektivisch sollen Unternehmen gesetzlich verpflichtet werden, bestimmte Rechnungen digital direkt an die Verwaltung zu melden. Das ist Teil der ViDA-Initiative und betrifft voraussichtlich ein zukünftiges EU-weites Meldesystem, das allerdings noch im Detail ausgearbeitet werden muss.

Die Aufbewahrungsfrist bleibt unverändert bei zehn Jahren – allerdings in digitaler Form, statt wie bisher in Papierform. Die E-Rechnungen müssen also nicht ausgedruckt werden. Wichtig ist, dass die E-Rechnung im ursprünglichen, strukturierten elektronischen Datenformat aufbewahrt werden muss. Zudem muss die Unveränderbarkeit beim Speichern gewährleistet sein.

Die Umstellung auf E-Rechnungen kostet Unternehmen zunächst Geld, insbesondere für die passende Software. Der finanzielle Aufwand dafür hängt von der Größe des Unternehmens sowie dem Funktionsumfang und dem Anbieter ab. Einige Anbieter erheben etwa auch Gebühren pro gesendeter oder empfangener Rechnung. Hinzu kommt, dass diese Programme implementiert werden müssen.

Die Software-Anbieter werben häufig damit, dass die Umstellung langfristig zu Einsparungen führt, etwa bei Porto, Buchhaltung oder geringerem Arbeitsaufwand. Studien zeigen, dass sich die Kosten nach wenigen Jahren amortisieren. Diese Studien betrafen jedoch meist größere Unternehmen und sind teilweise einige Jahre alt.

Die Industrie- und Handelskammern haben dazu diverse Angebote – auch kostenlos. Sie liefern zudem einen ersten Überblick über die wichtigsten Änderungen.