• Viele Unternehmen arbeiten bereits mit E-Rechnungen. Für die Pflicht zur E-Rechnung gibt es für Übergangsfristen.
• Eine PDF-Datei reicht nicht aus, die Unternehmen brauchen ein digitales Buchhaltungsprogramm.
• Die neue Regelung soll Steuerhinterziehung bekämpfen.

Sand, Kies, Abfälle, Bauschutt – all das transportieren die türkis-weißen Lastwagen von Bonke-Baulogistik. Die Kunden der Firma in Kriebitzsch im Altenburger Land kommen vor allem aus der Baubranche, vom kleinen Handwerker bis zum Großkonzern. Früher wurden alle Rechnungen auf Papier erledigt, sagt Geschäftsführer Jan Bonke. Heute ist das anders: "Unser Haus empfängt schon seit sehr langer Zeit elektronische Rechnungen. Das wird alles im Dokumentenmanagement verarbeitet. Die Papierwelt ist auf zehn Prozent herunter geschrumpft, kann man schon sagen."

Die E-Rechnung, die ab Januar für alle Pflicht wird, ist bei Jan Bonke schon Realität. Die Umstellung von Papier auf Software habe man in den letzten Jahren freiwillig vorangetrieben, sagt Bonke. Sie habe Vor- und Nachteile. "Natürlich gibt es zeitliche Vorteile bei der Bearbeitung von Rechnungen, es gibt Ressourcenschonung, dass man das Papier nicht mehr braucht. Auf der anderen Seite braucht man mehr Technik, mehr Energie, der administrative Aufwand ist auch nicht zu unterschätzen."

In vielen Firmen ist es ähnlich. Sie haben ihre Buchhaltungen längst auf digital umgestellt. Eine Umfrage des Digitalverbands Bitkom im vergangenen Jahr zeigte, dass mittlerweile jedes zweite Kleinunternehmen mit E-Rechnungen arbeitet. Ab Januar wird das Pflicht für alle, jedoch nicht schlagartig, denn es gibt Übergangsfristen. Zunächst muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Zwei Jahre später, bzw. für kleine Unternehmen drei Jahre später, müssen alle E-Rechnungen auch ausstellen können.

Und dafür benötigen sie in der Regel eine Buchhaltungssoftware, denn eine einfache PDF verschicken, das lässt der Gesetzgeber nicht zu. In der preiswertesten Variante kostet das rund zehn Euro im Monat, sagt Matthias Bianchi vom Deutschen Mittelstands-Bund: "Wenn man auf eine professionelle Buchhaltungssoftware setzt – da gibt es zig Anbieter, ich möchte jetzt keine Empfehlung aussprechen – dann hat man in der Regel den E-Rechnungsempfang sichergestellt. Das läuft problemlos, das melden uns auch Mitglieder zurück. Es ist nicht furchtbar viel, aber man muss es halt machen. Und das ist oft das Problem in Betrieben, wo Themen wie Fachkräftemangel herrschen und wo die Arbeitsbelastung sehr hoch ist. Es ist es halt noch mal eine Nebenbelastung."

Es gibt Ausnahmen. Bei Geschäften mit Privatkunden müssen keine E-Rechnungen gestellt werden. Nicht betroffen sind auch kleinere Rechnungen von bis zu 250 Euro. Oder an ausländische Unternehmen. Dass mit der Umstellung vor allem sehr kleine Firmen Probleme haben könnten, sei schon zu befürchten, glaubt Mario Bauer von der IHK Leipzig. "Ich würde empfehlen, die Beratung der IHK in Anspruch zu nehmen. Um wie viele Rechnungen geht es denn, wie läuft denn aktuell die Buchhaltung, ist das vielleicht bei einem externen Büro organisiert? Vor dem Hintergrund müssen sie entscheiden, welche Software oder welches System geeignet ist."

Der Staat hat bei der E-Rechnungspflicht übrigens eher an sich gedacht und weniger an die Digitalisierung der Wirtschaft. Denn ihm geht es vor allem um die Bekämpfung von Steuerbetrug. Die elektronische Verarbeitung soll es den Finanzbehörden nämlich irgendwann ermöglichen, quasi in Echtzeit Transaktionen überwachen zu können und zum Beispiel mit künstlicher Intelligenz versteckte Gewinne zu entdecken oder nicht deklarierte Einnahmen aufzuspüren.