Tipps von Experten Nebenkostenabrechnung: Fehler, die viel Geld kosten können

Viele haben die Nebenkostenabrechnung für 2023 schon bekommen, andere warten noch häufig mit ungutem Gefühl darauf. Bis zum 31. Dezember muss sie zugestellt worden sein. Kommt sie später, müssen Mieter keine Nachforderungen mehr leisten, wie Hermann-Josef Tenhagen bei "MDR um 4" erklärt. Jedoch: Guthaben verfallen nicht und müssen vom Vermieter erstattet werden. "Das muss er auszahlen", betont der Finanzexperte.

Die Nebenkostenabrechnung genauer zu prüfen, kann sich durchaus lohnen: Nach Einschätzung des Bundesverbandes der Verbraucherzentralen enthalten rund 50 Prozent der Abrechnungen Fehler. Wer Zweifel an der Richtigkeit hat und dagegen vorgehen will, muss innerhalb von zwölf Monaten Widerspruch mit Begründung einlegen und Einsicht in die Kostenbelege fordern. Die Zahlungsfrist bleibe jedoch bestehen. Die Verbraucherschützer raten, die Überweisung mit dem Vermerk "Zahlung unter dem Vorbehalt der Rückforderung" zu versehen. Werden die Forderungen innerhalb der gesetzten Frist ignoriert und einfach nicht beglichen, könne der Vermieter die Kündigung aussprechen.

Wer die Rückforderung nicht begleichen kann, sollte das also nicht einfach aussitzen und hoffen, dass nichts passiert. "Einen Rechtsanspruch auf Stundung oder Ratenzahlungen gegenüber dem Vermieter gibt es nicht. Nichtsdestotrotz kann der Mieter seinen Vermieter dennoch darum bitten oder zumindest nachfragen", erklärt Claudia Neumerkel, Mietrechtsexpertin von der Verbraucherzentrale Sachsen auf MDR-Nachfrage. Verbraucherinnen und Verbraucher sollten prüfen, ob sie Anspruch auf staatliche Unterstützung haben, "auch wenn sie bisher keine staatlichen Leistungen beziehen und ein regelmäßiges Einkommen haben". Jobcenter, Sozialämter und Wohngeldstellen der Kommunen stehen hier beratend zur Seite.

Wer einfach gar nicht zahlt, riskiert im schlimmsten Fall sogar eine Kündigung. "Eine fristlose Kündigung wegen Zahlungsverzugs ist möglich, wenn der Mieter an zwei aufeinander folgenden Terminen mit mehr als einer Monatsmiete im Rückstand ist oder wenn er über einen längeren Zeitraum mehr als zwei Monatsmieten schuldig geblieben ist", erklärt der Mieterverein Köln auf seiner Homepage.

Abgerechnet werden dürfen nur die Nebenkosten, die auch im Mietvertrag aufgeführt worden sind. "Die meisten Vermieter schreiben rein, die Nebenkosten der Betriebskostenverordnung können mit abgerechnet werden. Steht der Satz nicht drin, muss man schauen, was aufgeführt ist", erklärte Finanzexperte Tenhagen bei "MDR um 4". Heizung und Warmwasser gehören hier dazu, wie auch Kaltwasser, Abwasser, Aufzug (auch für Mieter im Erdgeschoss), Müllabfuhr, Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Beleuchtung, Gartenarbeiten, Hauswart. "All die Dinge, die rund ums Haus regelmäßig passieren", so Tenhagen.

Neben den tatsächlich verbrauchten Brennstoffkosten darf der Vermieter auch die Nebenkosten der Heizungsanlage umlegen. "Dazu zählen z.B. die Kosten der Bedienung, Überwachung, Reinigung und Wartung der Heizungsanlage und der Kostenfaktor Betriebsstrom. Auch umlegbar sind die Kosten der Messdienstleistungen und die Mietkosten für die Erfassungsgeräte", erklärt Claudia Neumerkel.

Nicht abgerechnet werden dürfen aber laut "Finanztip" "Reparaturkosten, Kosten für die Hausverwaltung, Mietkosten für Rauchmelder oder Feuerlöscher, Bank- und Kontoführungsgebühren, eine einmalige Dachrinnenreinigung sowie Beiträge für eine Mietausfall- oder Rechtsschutzversicherung".

Zur Frage, welche Heizkosten nach Verbrauch und welche nach Quadrameterzahl abgerechnet werden, erklärt Mietrechtsexpertin Claudia Neumerkel: "Der Verteilerschlüssel bestimmt, wie die Summe aller Energiekosten auf die einzelnen Wohneinheiten umgelegt wird. Der vereinbarte Umlageschlüssel steht im Mietvertrag. Die Abrechnung nach Quadratmetern darf dabei nur maximal 50 Prozent der Gesamtheizkosten ausmachen. Davon abhängig wird der restliche Anteil nach dem jeweiligen Verbrauch umgelegt. In den meisten Abrechnungen werden die Heizkosten zu 30 Prozent nach Wohnfläche und zu 70 Prozent nach Verbrauch umgelegt." Experten raten dazu, auch mal nachzumessen, ob die angegebene Quadratmeterzahl stimmt.

Mit Preisbremsen für Strom, Gas und Heizung hat die Bundesregierung Privathaushalte und Wirtschaft 2023 finanziell entlastet. Gesetzlich gedeckelt waren so die Kosten im Umfang der Kilowattstunden von jeweils 80 Prozent des Vorjahresverbrauchs – bei Strom mit 40 Cent, bei Gas mit 12 Cent und bei Fernwärme mit 9,5 Cent. Was darüber hinaus verbraucht wurde, muss zum Marktpreis bezahlt werden. Dies muss so in der Nebenkostenabrechnung ersichtlich sein.

Mieterinnen und Mieter, die mit Öl, Pellets oder Erdgas heizen, müssen seit 2021 eine zusätzliche CO2-Abgabe leisten. Dies soll ein Anreiz sein, weniger zu heizen und damit den Kohlendioxid-Ausstoß zu reduzieren. Für energetische Faktoren wie Fenster, Dämmung und Heizkreislauf sind jedoch Vermieterinnen und Vermieter verantwortlich. Daher müssen diese sich ab 2023 auch an der Abgabe beteiligen. Hierfür gibt es ein Stufenmodell. Je nach "Klimafreundlichkeit" der Immobilie müssen Vermieter bis zu 95 Prozent der CO2-Abgabe tragen. Je mehr Energie das Haus verbraucht, desto mehr muss der Vermieter dafür mitbezahlen.

Die auf leerstehenden Wohnungen entfallenden Nebenkosten kann der Vermieter nicht auf die übrigen Mieter umlegen. Nicht bewohnte Einheiten dürfen vom Vermieter also nicht einfach aus der Übersicht herausgerechnet werden. "Hier sollte darauf geachtet werden, dass sich die Quadratmeter-Angaben der Gesamtwohnfläche im Vergleich zum Vorjahr nicht ändern dürfen", betont Claudia Neumerkel.

Nebenkostenabrechnungen sind keine leichte Kost. Für Otto-Normal-Verbraucher sind sie mitunter schwer zu verstehen. "Es ist eigentlich für einen juristischen Laien unmöglich geworden, eine Heizkostenabrechnung bis ins Detail zu verstehen", erklärt Florian Bau, Rechtsexperte vom Mieterverein Dresden im MDR Sachsenradio. Hilfe bieten dann etwa Fachleute von Verbraucherzentralen oder Mietervereinen. Was jeder zunächst selber machen könne: Schauen, ob die Vorauszahlungen korrekt verbucht worden sind und ob es Unterschiede bei den Betriebskostenarten zur letzten Rechung gibt. Wird eine Abweichung festgestellt, sollte nachgefragt und gegebenenfalls der Beleg eingefordert werden.

"Fordere ich den Vermieter auf Einsicht der Belege auf, habe ich ein Zurückbehaltungsrecht von der Nachzahlung, bis mir der Vermieter die Einsicht gewährt", rät Bau. Dann könne jedoch nur der Betrag anteilig zurückgehalten werden, der angezweifelt wird. Wer eine Mietrechtsschutzversicherung hat, kann sich auch dort Hilfe holen.

Die Posten der Nebenkosten, die zu haushaltsnahen Diensten gehören, können von der Steuer abgesetzt werden. Dazu zählen laut Finazexperte Tenhagen etwa der Schornsteinfeger, Gartenarbeiten, Hausreinigung und auch der Winterdienst. "20 Prozent von dem, was man angibt, bekommt man unabhängig vom eigenen Steuersatz von der Steuer wieder", erklärt er. Das gilt natürlich nur für den Anteil, der für die Wohneinheit angefallen ist. Kommt die Nebenkostenabrechnung erst nach dem Abgabetermin für die Steuererklärung, rät der Finanzexperte die haushaltsnahen Dienstleistungen in der Höhe der Nebenkostenrechnung des Vorjahres anzugeben und darauf hinzuweisen, dass die neuen Werte nachgereicht werden.