"Also seitdem ich das mache, hatte ich noch keinen einzigen Tag Langeweile. Der Tisch ist immer voll", erzählt Nicole Döhrer. Sie ist eine von insgesamt fünf Schulverwaltungsassistenten, die seit einem halben Jahr im Landkreis Schmalkalden-Meiningen eingesetzt werden. Je nach Schulgröße betreuen die Assistenten zwei bis vier Schulen und pendeln dann zwischen den Standorten. Gemeinsam sind sie für 18 Schulen zuständig. Sie übernehmen keine pädagogischen, sondern rein verwalterische Aufgaben, mit dem Ziel, Lehrkräfte und Schulleitung zu entlasten.

Für Jürgen Haaß ist das Modellprojekt jetzt schon ein Erfolg. Er ist Schulleiter am Gymnasium in Schmalkalden, eine der Schulen, die in den Genuss der neuen Stellen kommt. "In meinen 20 Jahren Berufserfahrung habe ich erlebt, wie die administrativen Aufgaben immer weiter zugenommen haben", sagt Haaß. Das führe zum einen dazu, dass die pädagogische Arbeit leidet.

Zum anderen blieben zum Beispiel auch Förderprogramme ungenutzt. Und zwar schlicht, weil die Zeit fehle, sich um die fristgerechte Beantragung beziehungsweise den Rattenschwanz aus Papierkram zu kümmern, der daraus resultiere. Als Beispiel nennt der Schmalkalder Schulleiter das Corona-Aufholprogramm. Ein milliardenschwerer Fonds des Bundes, der während der Coronapandemie entstandene Lerndefizite kompensieren sollte.

Ohne die Unterstützung der neuen Verwaltungsassistentin wäre seine Schule nicht in der Lage gewesen, das Geld aus dem Programm zu nutzen, sagt Schulleiter Haaß. Mit seinen rund 800 Schülerinnen und Schülern standen dem Gymnasium in Schmalkalden aus dem Programm 77.000 Euro zu. "Ideen zu entwickeln, wofür man das Geld nutzen will, das ist kein Problem", so Haaß. "Aber die Ideen dann umzusetzen, löst eben oftmals ein riesiges Puzzle aus Honorarverträgen, Abrechnungen etc. aus."

Genau diese Aufgaben - Anträge schreiben, Verträge für Honorarkräfte aufsetzen, sich um Abrechnungen kümmern - übernehmen jetzt die Schulverwaltungsassistenten. Das Gymnasium in Schmalkalden war so in der Lage, die 77.000 Euro abzurufen. Das Geld fließt zum Beispiel in verschiedene Nachhilfe-Angebote.

Neben dem Corona-Nachholprogramm hat sich das Schülerbudget als zentrales Arbeitsfeld für die Assistenten herauskristallisiert. Jede staatliche Schule bekommt in Thüringen im Jahr 30 Euro pro Schülerin beziehungsweise Schüler. Das Geld kann etwa für Nachmittagsbetreuung ausgegeben werden. Aber auch hier ist der bürokratische Aufwand oft ein Hemmschuh.

Dank neuer Schulverwaltungsassistentin konnte die Regelschule Breitungen das Schülerbudget jetzt ganz ausschöpfen, für die Schülerinnen und Schüler bedeutet das: mehr Nachmittags-AGs. "Es gibt jetzt zum Beispiel auch Zumba und Kochen", berichtet Nicole Döhrer. Bei den Heranwachsenden komme das gut an.

Hilfe bei der Einarbeitung in die neue geschaffene Stelle bekamen die fünf Assistenten vom Südthüringer Schulamt. "Außerdem helfen wir uns viel untereinander aus", sagt Nicole Döhrer, die eine kaufmännische Ausbildung absolviert hat. Auch das Südthüringer Schulamt ist mit dem Auftakt des Modell-Projekts bisher zufrieden. Derzeit laufe eine erste Zwischenevaluation. Im Oktober kommt dann ein Lenkungsausschuss aus Vertretern der teilnehmenden Schulen, Schulamt und Schulministerium zusammen, um die Ergebnisse auszuwerten.

Auch im zweiten Modellgebiet, dem Kyffhäuserkreis, sind die ersten Reaktionen auf das Projekt positiv ausgefallen. Ob es nach Ablauf der Testphase Ende 2024 weitergeführt beziehungsweise ausgeweitet wird, ist offen. "Ich hoffe sehr, dass die Schulverwaltungsassistenzen im Schulgesetz verankert werden", sagt Schulleiter Jürgen Haaß vom Gymnasium in Schmalkalden. Zumindest im Haushaltsentwurf stehen sie schon mal drin.