Compliance im MDR So melden Sie Hinweise auf mögliche Regel- und Rechtsverstöße im MDR

Gemeldet werden können Hinweise auf alle relevanten Verstöße gegen geltendes Recht oder interne Richtlinien des MDR. Relevant sind insbesondere alle Vorkommnisse oder Verhaltensweisen, die für den MDR negative Konsequenzen, z.B. in Form von Strafen, Bußgeldern, Schadensersatzansprüchen Dritter oder einen Reputationsverlust in der Öffentlichkeit nach sich ziehen können. Dazu zählen z.B.:

• Verstöße gegen Straftatbestände, z.B. aktive und passive Korruption, Unterschlagung, Diebstahl, Betrug, Geldwäsche, sexuelle Belästigung,
• Ordnungswidrigkeiten, die durch den MDR und/oder seine Mitarbeitenden begangen werden und mit entsprechenden Bußgeldern belegt sind,
• sonstige Verletzungen von gesetzlichen Verpflichtungen, die den MDR betreffen (z.B. Verstöße gegen Steuergesetze, Vergaberecht, Informationssicherheit oder Datenschutzrecht),
• Verstöße gegen MDR-interne Regelungen (z.B. MDR Mitarbeitenden-Kodex, Dienstanweisungen).

Sie müssen die möglicherweise verletzte Vorschrift nicht konkret benennen.

Als Faustregel für den Umgang mit beobachtetem Fehlverhalten gilt: Je größer die Risiken für Leben oder Gesundheit, für das Ansehen des MDR oder für einen finanziellen Schaden zu Lasten des MDR sind, desto wichtiger ist Ihre Meldung, denn diese ermöglicht dem MDR, entsprechende Schäden zu verhindern.

Die Abteilung Compliance ist keine Anlaufstelle für allgemeine Beschwerden, Unmutsäußerungen oder vergleichbare Anliegen. Hinweise über rein privates Fehlverhalten, das keinerlei Bezug zur beruflichen Tätigkeit aufweist, sind ausdrücklich nicht Gegenstand des Hinweisgeberprozesses.

Für allgemeine oder persönliche Beschwerden oder Hinweise, die z.B. einen Konflikt am Arbeitsplatz betreffen, individuelle personalrechtliche Sachverhalte oder Programmkritik, stehen weiterhin die bekannten Wege im MDR (wie z.B. Führungskräfte, HA PV mit Personalbetreuern, Personalrat, Freienräte, Sozialberatung im MDR, Schwerbehindertenvertretung etc.) zur Verfügung (siehe auch die MDR-interne Dienstvereinbarung Konfliktmanagement). Wenn Sie sich nicht sicher sind, können Sie sich natürlich trotzdem an die Abteilung Compliance auch über das System wenden, es kann dann nur sein, dass wir Sie an andere zuständige Stellen im MDR verweisen.

Hinweise können alle Personen abgeben, die einen beruflichen oder geschäftlichen Bezug zum MDR haben. D.h. alle festangestellten und freien Mitarbeitenden sowie Auszubildende, Volontärinnen und Volontäre, duale Studentinnen und Studenten, Praktikantinnen und Praktikanten und im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung beschäftigte Mitarbeitende, Bewerberinnen und Bewerber sowie ehemalige Kolleginnen und Kollegen des MDR können Hinweise abgeben. Das Gleiche gilt für externe Vertrags- und Kooperationspartner/innen des MDR.

• an die Abteilung Compliance als interne Meldestelle
• über das digitale Hinweisgebersystem
• an die Ombudsperson des MDR

Wir können Ihren Hinweis leichter aufnehmen und aufklären, wenn wir den Sachverhalt gut erfassen können. Als Hilfestellung haben wir für Sie einige Punkte aufgelistet:

• Welchen Vorgang möchten Sie melden? Bitte beschreiben Sie möglichst genau.
• Welche Personen sind involviert?
• Wo hat sich der Vorfall ereignet?
• Wann hat sich der Vorfall ereignet (Zeitraum, Datum)?
• Gibt es weitere Zeugen oder Personen, die sachdienliche Informationen geben können?
• Wie sind Sie auf den Verstoß aufmerksam geworden? (Optional)
• Haben Sie bereits auf den Verstoß aufmerksam gemacht? Falls ja, wem gegenüber? (Optional)
• Sind bereits Maßnahmen ergriffen worden? Falls ja, welche? (Optional)

Der eingehende Hinweis wird ausschließlich an die Abteilung Compliance übermittelt. Ein Zugriff auf die Meldung durch andere Personen ist nicht möglich. Spätestens sieben Tage nach Eingang des Hinweises bei der Abteilung Compliance bekommen Sie eine Eingangsbestätigung.

Die Abteilung Compliance nimmt dann die Erstbeurteilung des eingegangenen Hinweises vor und prüft diesen auf Stichhaltigkeit. Die Abteilung Compliance hält mit Ihnen Kontakt und bittet Sie ggf. um ergänzende Informationen.

Ergibt die Erstbeurteilung, dass die Meldung nicht stichhaltig ist, schließt die Abteilung Compliance das Verfahren ab.

Liegen hinreichend konkrete Verdachtsmomente für einen relevanten Rechts- oder Regelverstoß vor, werden diese intern weiter untersucht. Ist eine umfassendere Sachverhaltsaufklärung erforderlich, informiert die Abteilung Compliance die Leitung der Revision, die nach eigenem Ermessen eine interne Untersuchung einleitet.

Bei rechtlicher oder personalrechtlicher Relevanz bezieht die Abteilung Compliance die Juristische Direktion und die HA Personal und Verwaltung mit ein und ggf. weitere Fachbereiche, soweit das für die Ergreifung von Folgemaßnahmen erforderlich ist.

Spätestens drei Monate nach der Eingangsbestätigung erhalten Sie eine Rückmeldung von der Abteilung Compliance, wie mit Ihrem Hinweis verfahren wurde. Dies erfolgt jeweils in einem Umfang, wie dies aus Gründen der Vertraulichkeit und des Datenschutzes zulässig ist.

Im MDR besteht ein klares Repressionsverbot. D.h. es dürfen keine Repressalien gegen hinweisgebende Personen ergriffen werden. Dies ist unseren Führungsgrundsätzen, im MDR Mitarbeitenden-Kodex und in der MDR-internen Dienstanweisung Compliance verankert.

Bitte beachten Sie, dass das Hinweisgeberschutzgesetz nur Personen schützt, die bei der Meldung hinreichenden Grund zur Annahme haben, dass die Informationen der Wahrheit entsprechen. Personen, die vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße melden, sind nicht geschützt und können schadenersatzpflichtig sein.

Ferner umfasst das Hinweisgeberschutzgesetz nur Meldungen über Verstöße gegen nationales Recht und Meldungen über Verstöße gegen EU-Recht. Meldungen über unternehmensinterne Compliance-Verstöße (z.B. interne Dienstanweisungen) sind hiervon nicht umfasst. Der MDR geht einen Schritt weiter und garantiert den Schutz der Hinweisgebenden auch bei Hinweisen auf Verstöße gegen wichtige MDR- interne Regelungen sein (z.B. MDR Mitarbeitendenkodex, DA Nichtannahme Zuwendungen etc.) oder andere zentrale Compliance-Vorgaben (z.B. Genehmigungsprozesse, Interessenkollisionen etc.), sofern diese für den MDR bezogen auf Reputation und Integrität von Relevanz sind.

Die Abteilung Compliance hat die Vertraulichkeit der Identität oder über sonstige Umstände, die Rückschlüsse auf die Identität dieser Person erlauben, der folgenden Personen zu wahren:

• hinweisgebender Personen,
• Personen, die Gegenstand eines Hinweises sind und
• sonstiger in dem Hinweis genannten Personen.

Die Identität der o.g. Personen darf ausschließlich Personen, die für die Entgegennahme von Hinweisen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind, sowie den sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen bekannt werden.

Das Vertraulichkeitsgebot gilt bei jedem Bearbeitungsschritt. Die Abteilung Compliance prüft daher jeweils, ob die Weitergabe der Identität der o.g. Personen, etwa zur Aufklärung des Sachverhalts, zulässig und erforderlich ist und dokumentiert dies.

Neben der Abteilung Compliance werden alle mit der Nachverfolgung des Hinweises und der Ergreifung von Folgemaßnahmen befassten Personen zum Schutz der Vertraulichkeit nach den oben genannten Grundsätzen verpflichtet.

Nein, das ist sie nicht.

Nicht geschützt ist die Identität einer hinweisgebenden Person, die vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen meldet, d.h. Vorgänge meldet, die mit offensichtlich gegenstandslosen Anschuldigungen wider besseren Wissens auf die Schädigung Dritter abzielen. Der MDR behält sich vor, in diesen Fällen rechtliche Schritte oder disziplinarische Maßnahmen gegen die hinweisgebende Person einzuleiten.

Außerdem ist die Abteilung Compliance als interne Meldestelle des MDR auf Verlangen bestimmter Behörden gesetzlich verpflichtet, Ihre Identität mitzuteilen, soweit sie uns bekannt ist. Dies kann beispielsweise in Ermittlungsverfahren auf Verlangen der Staatsanwaltschaft der Fall sein.

Jede hinweisgebende Person, die nach bestem Wissen und Gewissen handelt, fällt in den Schutzbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes und der MDR-internen Dienstanweisung Compliance. D.h. Sie sind geschützt, wenn Sie zum Zeitpunkt der Meldung davon ausgehen, dass die von Ihnen übermittelten Informationen der Wahrheit entsprechen. Geschützt werden Sie auch dann, wenn Sie den Sachverhalt falsch bewertet haben oder sich der Hinweis im Nachgang als unbegründet herausstellt.

Nein, mit der Abgabe eines Hinweises sind für die hinweisgebende Person keinerlei Kosten verbunden.

Neben der Meldung an die interne Meldestelle bzw. die Ombudsperson des MDR können Sie sich auch an die externen Meldestellen des Bundes wenden.

Bei Fragen zum HinSchG, dem Hinweisgeberprozess des MDR oder das digital Hinweisgebersystem wenden Sie sich bitte an die Abteilung Compliance.