Eine Mitteilung - viele Wege Ein Kompass durch die Kommunikationstools des MDR

Ein Beitrag von Franziska Grimm.

Der MDR ist im Krisenmodus und wir sitzen in verteilten Teams an unterschiedlichsten Standorten. Egal ob zu Hause, im Büro oder draußen unterwegs - in der aktuellen Konstellation spielt das Thema Kommunikation im Team eine (wahrscheinlich) noch wichtigere Rolle als zuvor.

Skype, Circuit, Sharepoint, etc. - Um kommunikativ am Ball zu bleiben haben wir im MDR mittlerweile eine Reihe von Tools, die uns den Kontakt mit unseren Teams, anderen Mitarbeitenden und Dritten sicherstellen. Dazu kommen private Kanäle, die auch mal für ein schnelles Schwätzchen bzw. den informellen Austausch genutzt werden.

In den letzten vier Wochen haben wir, die PG Arbeitswelten, diese Lösungen in der Projektgruppe, in unseren Teams und mit anderen Kolleginnen und Kollegen intensiv genutzt und quasi einem Härtetest unterzogen. Dabei haben wir erlebt, dass sich unterschiedliche Kommunikationswege für unterschiedliche Zwecke eignen.

Diese Erfahrungen mit den im MDR freigegeben Möglichkeiten haben wir in dieser Zeit gesammelt:

Am besten geeignet für: Individualkommunikation und schnelle Abstimmung von 2-3 Teilnehmern

Schnell zum Hörer greifen und direkt durchwählen spart oft langwierigeres Tippen von Mails. Die Technik ist einfach und man muss nicht erst Webcam oder Ähnliches zum Laufen bringen.  Durch den fehlenden Sichtkontakt wird die Abstimmung in größeren Runden aber schwieriger, manche Meetings kann eine Schalte daher manchmal nicht ersetzen.

Am besten geeignet für: formellere Kommunikation, die keine unmittelbare Rückmeldung benötigt

Die Kommunikation über Mails haben wir gelernt. Aber nicht unbedingt für jede Art von Kommunikation ist der Mailverkehr die beste Variante, da das Postfach oft sehr unübersichtlich werden kann -  vor allem, wenn es sich um einen großen Verteiler handelt. Auch weniger ideal ist es, Dokumente per Mail zum gemeinsamen Bearbeiten in eine Gruppe zu schicken. Dafür eignen sich die Kokreationsfunktionen von Plattformen wie Sharepoint oder Circuit besser, da dort Anmerkungen von allen in das gleich Dokument eingearbeitet werden können. Das spart dem Chefautoren eine Menge Arbeit.

Mails bieten sich daher weniger für schnelle informelle Kommunikation an, sondern für formellere Vorgänge, die keine unmittelbare Beantwortung bedürfen.

Am besten geeignet für: täglichen Informationsfluss in fixen Teams und Projektgruppen, Ersatz für Festnetzdurchwahl

Circuit wurde neu als Messaging- und Kollaborationstool mit Audio/Video-, Chat- und Dokumentenfunktion und zum Teilen von Bildschirmen im MDR eingeführt und ist quasi ein Alleskönner. Es ist flexibel und geräteübergreifend auch ohne ADIN-Zugang nutzbar und deshalb für die Kommunikation mit Externen für Video- und Audioschalten geeignet.

Die Chatfunktion bietet die Möglichkeit sich schnell auch informell auszutauschen. Zentrales Ordnungselement sind hier sogenannte Konversationen, die man für verschiedene Teams anlegen kann. Der Vorteil gegenüber Mails:  ein chronologischer Chatverlauf ist übersichtlicher und auch oft schneller als Mails an eine Gruppe von Menschen, die ggf. alle auf eine andere "letzte E-Mail" antworten. Verschiedene Themen lassen sich in einer Konversation in unterschiedlichen sogenannten Threads organisieren, d.h. in einem Team können gleichzeitig mehrere Themen parallel diskutiert werden. In diese Diskussionen lassen sich auch Dokumente einbinden, die so gemeinsam bearbeitet werden können. Wichtig: Bei der Chathygiene ist etwas Disziplin von jedem einzelnen Teammitglied angeraten, um nicht ständig ein neues Thema auf und damit den Chat unübersichtlich zu machen.

Circuit liefert außerdem eine sehr flexible Einwahlmöglichkeit für Audio- und Videocalls. Man muss keine Nummern oder Einwahllinks vorhalten, sondern ist per Klick in der Oberfläche einfach beim  Gruppencall dabei. Deswegen ersetzt Circuit auch ganz gut die Festnetzdurchwahl für Kolleginnen und Kollegen, die nicht über eine ggf. private Nummer telefonieren möchten. Auch das Einladen von Team- wie Organisationsexternen Teilnehmerinnen funktioniert durch Versenden der Einwahldaten.

Aus unserer derzeitigen Erfahrung laufen die Videofunktionen nicht immer ganz stabil und die Anzahl der Teilnehmenden ist begrenzt. Für größere Videokonferenzen außerhalb fester Teams empfiehlt sich daher das ARD-Konferenzsystem.

Am besten geeignet für: virtuelle Meetings - auch mit Dritten

Mit dem ARD-Konferenzsystem über den Sternpunkt lassen sich Audio- und Videoschalten realisieren, die nach unserer Erfahrung bisher am stabilsten und auch gut innerhalb der ARD und mit Externen laufen. Daher sind hier auch durchaus die Nachbildung von komplexeren analogen Veranstaltungen zur Beratung und Entscheidungsfindung abbildbar. Über Screenshare-Funktionen lassen sich Präsentationen abspielen oder auch gemeinsam Dokumente ausfüllen, wenn ein Schriftführer benannt wird.

Kleiner Anwendungstipp: Über private Apple-Endgeräte funktionieren die Schalten am Besten über den Safari-Browser, ansonsten nutzen Sie Chrome! Sollten Sie sich über Citrix in die MDR-Umgebung einwählen, kann es sein, dass ein Zugriff auf Ihre Kamera und das Mikrofon nicht möglich ist. Dann sollten Sie den Link außerhalb der Citrix-Umgebung in einem der oben genannten Browser öffnen. Haben Sie Probleme mit Ihrem Surface in die Schalten zu kommen, kontaktieren Sie die bekannten Servicehotlines.

Gut zu wissen: Konferenzen planen kann man nur mit einer Planerberechtigung, die Sie über einen IT-Antrag beantragen können.

Am besten geeignet für:  MDR-Festnetz-Telefon auch von zu Hause nutzen und im Outlook integrierte Schalten organisieren  (Voraussetzung: System muss installiert sein)

Für die, die das System schon pre Corona installiert hatten, eignet es sich derzeit gut als Alternative für Telefonkonferenzen außerhalb des MDR-Netzes. Dazu muss nur eine Teilnehmerin oder ein  Teilnehmer das System installiert haben, der die Schalten mit Einwahl per Outlook-Termin versenden  kann. Wichtig: Werden Schalten über Skype organisiert, muss der Organisator zumindest am Anfang kurz in der Schalte dabei sein. Sonst findet das System den Chatroom nicht. Mit dem privaten Skype kommuniziert das System nur umständlich.

Ich benutze das System außerdem gerne als mein Freisprechtelefon über mein Surface, damit ich nicht ständig mein Handy in die Hand nehmen muss. Das ist super, wenn man parallel an Dokumenten schraubt.

Eine Extra-Installation nur für die derzeitige Situation würden wir nicht empfehlen.  

Am besten geeignet für: gemeinsame Arbeit an Dokumenten und als flexible Team-/Projektorganisationsplattform

Sharepoint ist ein internes Laufwerk mit Mehrwert, das der MDR schon seit längerer Zeit bietet. Wir haben das System mittlerweile als flexible Projektumgebung schätzen gelernt, da hier an einem Platz Zeitpläne verwaltet, Aufgaben gepflegt, verteilt und nachgehalten werden, Dokumente gleichzeitig bearbeitet und kommentiert sowie Berechtigungen für Seiten und Unterlaufwerke schnell freigegeben werden können. Vor allem als verteiltes Team lässt sich das System gut nutzen, da es flexibel und für verschiedene Zwecke gestalt- und anpassbar ist und vor allem die Aufgabendelegation vereinfachen und transparent machen kann.

Die Plattform eignet sich jedoch weniger für den direkten, zeitnahen Austausch im Team und braucht immer eine Verbindung zum ADIN-Netz. Für das gemeinsame Dokumentenbearbeiten ohne ADIN-Zugang gibt es beim MDR soweit wir wissen noch keine optimale Lösung, auch wenn Circuit hier als Plattform einen ersten Ansatz bietet.

Legt für Eure Teams am besten fest, welcher Kommunikationskanal standardmäßig (für welchen Zweck) genutzt wird. Sonst klingelt es bald überall und man weiß nicht mehr, ob man die Information jetzt per Mail, Circuit oder WhatsApp gelesen hat und wo man wem am besten erreicht.

Bei größeren Schalten, egal ob telefonisch oder per Video, legt ein Kommunikationsziel und einen Moderator fest, damit jeder zu Wort kommen kann.

Schreibt uns doch auch Eure Erfahrungen zu Tools aber auch zu anderen Themen des virtuellem Arbeitens ins #miteinanderflexibel-Forum (MDR-internes Angebot).